La circulaire du 2 novembre 2001 rappelle les obligations des services et des établissements publics de l’Etat, producteurs d'archives, qui sont tenus de « tout mettre en œuvre pour organiser en leur sein les procédures relatives à la gestion de leurs archives intermédiaires ». Tout fonctionnaire est par ailleurs responsable des archives produites dans le cadre de ses missions. Or, tous les documents sont des archives dès leur création ! Il est donc interdit de les détruire sans la rédaction d’un bordereau d’élimination visé par le service des archives.
Vous trouverez, dans cette rubrique, des conseils pour gérer vos dossiers de leur constitution à leur prise en charge par le service des archives (versement ou élimination).
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Les étapes d'un versement
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Qu'est-ce qu'un versement
Le versement est une opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation des archives passe de l’administration à un service d’archives.
Le versement des dossiers au service des archives doit être régulier.
En effet, trop souvent les services d’archives sont sollicités dans une situation de crise ou lors d’un évènement extraordinaire (bureau engorgé, arrivée d’un agent nécessitant le « nettoyage » de son bureau, réorganisation du service provoquant un archivage massif, déménagements partiels ou total des bureaux, etc.). De manière à rationaliser les pratiques d’archivage et de permettre à tous de travailler de manière sereine, il peut être intéressant de contacter le service des archives dans une période calme.
Afin de procéder à un versement, veuillez consulter la fiche procédure et télécharger un bordereau de versement vierge. Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à contacter le Service des archives.
Tableaux et référentiels de gestion d'archives
- Référentiel de gestion des archives de la recherche
- Tableau de gestion des archives des ressources humaines
Voir aussi
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Comment préparer un versement ?
Préparer un versement(PDF, 200 Ko)
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Remplir le bordereau de versement
Bordereau de versement(Word, 956 Ko)
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Qu'est-ce qu'un versement
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Les étapes d'une élimination
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Qu'est-ce qu'une élimination d'archives ?
L’élimination d’archives est une procédure réglementée qui consiste à soustraire des documents d’un ensemble de dossiers auxquels ils appartiennent car ils sont dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt historique. En effet, au terme de la durée d’utilité administrative (DUA) indiquée dans le tableau de gestion ou communiquée par le service des archives, les documents peuvent être éliminés.
Afin de préparer l’élimination de vos archives, il convient de rédiger un bordereau d’élimination (en trois exemplaires) qui devra être validé par le Service Interministériel des Archives de France. Il est en effet interdit de détruire des archives publiques sans leur autorisation.
Si vous possédez des archives à éliminer, veuillez consulter la fiche procédure d’élimination d’archives et télécharger un bordereau d’élimination. Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à contacter le service des archives.
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Comment préparer une élimination ?
Procédure d'élimination(PDF, 115 Ko)
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Remplir le bordereau d'élimination
Bordereau d'élimination(Word, 961 Ko)
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Qu'est-ce qu'une élimination d'archives ?