Tout document numérique, qu’il soit natif ou issu d’une chaîne de numérisation, du moment qu’il a été produit par une personne, dans le cadre de son activité, doit être considéré comme une archive électronique.
Par document numérique, on entend un ensemble, composé d’un contenu, d’une structure logique, et d’attributs de présentation permettant sa représentation, exploitable par une machine afin de restituer une version intelligible pour l’homme. Ces objets numériques (textes, graphiques, photos, images animées et sons) sont stockés sur des machines ou des supports amovibles.
Compte tenu de leur forme spécifique, les archives électroniques nécessitent des conditions de traitement différentes des archives sous format papier. Néanmoins, les principes archivistiques restent les mêmes.
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Archiver vos mails
La messagerie électronique correspond à un service de transfert d’informations associant un contenant à un système de communication selon des normes techniques particulières et pouvant service de support à de nombreux types d’informations. Le courrier électronique est donc un document nativement numérique qui se compose du message en lui-même, avec un objet, auquel s’ajoute des pièces ou fichiers joints et des données de transmission et de réception (métadonnées).
Alors qu’il est largement répandu, l’usage des courriers électroniques n’est pas réglementé. Cela entraîne des problèmes de fonctionnement et une augmentation de la volumétrie des messages à archiver. Pourtant, en tant qu’établissement public, l’université a l’obligation de gérer le cycle de vie et le sort final des courriels, ainsi que la conservation définitive des messages à vocation historique.
Archiver vos mails(PDF, 365 Ko)26-28_EDP649_Series The Bear_SR1_0.pdf(PDF, 192 Ko) -
Bonnes pratiques
Nommage des fichiers(PDF, 245 Ko)Formats de conservation(PDF, 169 Ko)
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Verser et éliminer vos données
Bordereau de versement(Word, 937 Ko)Bordereau d'élimination(Word, 961 Ko)