« Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ». Article L. 211-1 du Code du Patrimoine
Les documents ou données produits par les universités relèvent de cette catégorie d’archives et appartiennent au domaine public immobilier. Leur statut les soumet donc à certaines règles :
- elles sont imprescriptibles : nul ne peut détenir des archives publiques s’il n’en a pas le droit,
- elles sont inaliénables : elles ne peuvent pas être vendues,
- l’archivage est une obligation légale,
- leur destruction est strictement encadrée.
« La conservation (des archives) est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ». Article L. 212-2 du Code du Patrimoine
Ainsi, les archives ont valeur de preuve patrimoniale, juridique, administrative et historique.
Missions
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Collecter
La collecte est une des missions fondamentales d’un service d’archives. Elle consiste à recueillir et à rechercher auprès des producteurs de documents, publics et privés, des versements, et des dons. La collecte des archives de l’université : assure la sauvegarde de l’histoire collective, contribue à renforcer sa visibilité au niveau international, aide à promouvoir les activités d’enseignement et de recherche, enrichit l’image de l’établissement.
Données de la recherche
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Classer
Classer un fonds d’archives consiste à l’organiser de façon cohérente et à l’inventorier. La rédaction d’instruments de recherche, tels que les répertoires numériques détaillés, passe par la présentation de son contexte de production, l’identification unique des articles le composant, par l’attribution d’une cote, et la description de leur contenu.
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Conserver
Conserver
La conservation matérielle des archives embrasse plusieurs domaines : la conservation préventive, la restauration et le transfert de support.
La conservation préventive consiste à agir sur l’environnement sans toucher aux documents : il s’agit de surveiller les conditions de conservation (humidité, luminosité, mauvais conditionnement, attaques d’insectes, de moisissures ou de bactéries, mauvaises manipulations) et de prendre des mesures en conséquence (aménagement des bâtiments, moyens de conditionnement adaptés, apprentissage des gestes appropriés à la manutention et à la manipulation).
La restauration consiste à intervenir directement sur le support des documents pour leur restituer leur intégrité, leur rendre leur lisibilité, arrêter et stabiliser la dégradation due au vieillissement par des techniques et des matériaux appropriés. Cette intervention ne peut être effectuée que par des professionnels et doit être réversible.
Le transfert de support permet de sauvegarder l’information en cas d’usure ou de dégradation inéluctable du support original. Ce dernier est alors préservé par l’utilisation d’un support de consultation. Les procédés de transfert sont la copie, la photocopie, le microfilm, la photographie et la numérisation.
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Communiquer
La communication des archives correspond à leur mise à disposition, en fonction de leur communicabilité et de leur état matériel. Elle est de deux types :
- la communication administrative : communication au service producteur d’un dossier conservé, à la suite d’un versement, dans les magasins gérés par le service des archives ; les documents sont librement communicables au service qui les a produits.
- la communication au public en respect des délais de communicabilité des archives.
La communication des archives est rendue possible par le classement des fonds et l’existence d’inventaires décrivant leur contenu et permettant la recherche. Tout document d’un fonds non traité ne pourra être communiqué.